ทักษะการเขียนอีเมล์ธุรกิจ



“อีเมล์” เป็นเครื่องมือการสื่อสารทางธุรกิจที่ได้รับความนิยมอย่างสูง เนื่องจากสามารถใช้งานได้หลากหลาย สะดวก เข้าถึงง่าย และไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย ทำให้อีเมล์กลายเป็นเครื่องมือสื่อสารสากลสารพัดประโยชน์

การเขียนอีเมล์สำหรับธุรกิจที่ถูกต้อง ควรเป็นอย่างไร
6 สิ่งที่ควรรู้ สำหรับการเขียนอีเมล์มืออาชีพ

1. ครอบคลุม และตรงประเด็น
เพื่อไม่ให้เป็นการรบกวนผู้รับมากเกินไป คุณต้องระบุข้อมูลสิ่งที่ผู้รับอยากรู้หรือควรรู้ให้ชัดเจน แจ้งเรื่องสำคัญให้ครบ ถ้ามีข้อมูลจำนวนมาก ควรเลือกใช้ Bullet หรือย่อหน้าให้เหมาะสม จัดลำดับความสำคัญภายในอีเมล์ เพื่อให้ข้อมูลกระชับ อ่านง่าย ไม่รกตา หากมีไฟล์แนบ ก็ควรแนบ ควรบรรยายสั้นๆ ให้เข้าใจว่าคุณส่งอะไรไปให้

2. ตรวจสอบวัน/เวลา
ถ้าต้องทำธุรกิจระหว่างประเทศ ต้องตรวจสอบวันและเวลาให้ถูกต้อง ถ้าต้องการติดต่อกันทางโทรศัพท์ ควรระบุเวลาโทรให้ชัดเจน ว่าสามารถโทรได้ตั้งแต่กี่โมง ถึงกี่โมง ทั้งนี้ ต้องตรวจทานข้อมูลก่อนกดส่ง อย่างน้อย 2 ครั้ง เพื่อความมั่นใจ

3. ตรวจสอบคำผิด คำถูก
การเขียนอีเมล์ที่ดี ต้องไม่มีคำผิด หรือผิดน้อยที่สุด ทั้งตัวสะกด ไวยากรณ์ การใช้คำที่เหมาะสม ซึ่งทั้งหมดจะทำให้ผู้รับรู้สึกถึงความใส่ใจของเรา

4. รู้จักใช้ภาษา
เมื่อจำเป็นต้องส่งข่าวสารที่เป็นทางการ ส่งให้ผู้ใหญ่ หรือผู้ที่ไม่รู้จักคุ้นเคย ไม่ควรใช้รูปแบบภาษาที่ดูสนุกสนาน (ภาษาวัยรุ่น) เกินไป ซึ่งอาจทำให้ผู้รับคิดว่าเป็นอีเมล์ขยะได้ (Junk mail) การเขียนอีเมล์ธุรกิจ ห้ามลืมเรื่องมารยาทเป็นอันขาด โดยเฉพาะคำว่า “สวัสดี” และ “ขอบคุณ” รวมถึงควรหลีกเลี่ยงการใช้ชื่ออีเมล์ที่แสดงออกถึงอารมณ์ น่ารัก ตลก ในขณะเดียวกัน การใช้ภาษาที่เป็นทางการมากเกินไป อาจดูเป็นการแสดงอำนาจในทางที่ไม่เหมาะสม ทำให้ผู้รับไม่ประทับใจอีกด้วย

5. มีคำขึ้นต้น/ลงท้าย
ไม่ว่าจะส่งอีเมล์ถึงใคร ต้องระบุจุดประสงค์ให้ชัดเจน ว่าติดต่อเรื่องอะไร ส่งถึงใคร มีใครบ้างที่เกี่ยวข้อง ถ้าต้องการขอความช่วยเหลือ หรือติดต่อขอข้อมูลใดๆ ควรมีการเขียนคำขึ้นต้น และคำลงท้ายให้สุภาพ เช่น ใช้คำขึ้นต้นว่า "ขอความกรุณา ..." "รบกวนช่วย..." ใช้คำลงท้ายว่า “ผม/ดิฉัน จะรอการตอบกลับจากคุณ” “ขอบคุณสำหรับความร่วมมือครั้งนี้ค่ะ”

6. ติดตามข่าวสารของผู้รับ
เพื่อความสัมพันธ์ในระยะยาว นอกจากการติดต่อทางอีเมล์แล้ว คุณยังอาจติดตามพวกเขาได้จาก Social Media อื่นๆ เช่น LINE, Facebook หรืออื่นๆ ซึ่งจะทำให้คุณทราบความเคลื่อนไหวต่างๆ เช่น ครบรอบวันเกิด งานแต่ง งานศพ การเลื่อนต่ำแหน่ง ท่องเที่ยว ฯลฯ โดยเมื่อคุณส่งอีเมล์ คุณจะได้มีคำทิ้งท้ายที่เชื่อมโยงกับผู้รับ เช่น “สุขสันต์วันเกิดด้วยนะครับ/คะ” “ขอให้คุณมีวันหยุดยาวที่แสนพิเศษ” “Happy Holidays” เป็นต้น

ในกรณีเรื่องสำคัญ เร่งด่วน หรือต้องการให้มั่นใจ คุณอาจโทรศัพท์ หรือสื่อสารช่องทางอื่นๆ เพื่อแจ้งเรื่องการส่งอีเมล์นั้นๆ

การเขียนอีเมล์สำหรับธุรกิจ แม้ไม่ใช่เรื่องยากแต่ก็ไม่ง่าย คุณจำเป็นต้องใช้ทักษะการสื่อสารให้เกิดประโยชน์ เพราะการสื่อสารผ่านอีเมล์ แม้จะมีข้อดีอยู่หลายด้าน แต่ก็มีข้อเสียซ่อนอยู่หลายประการเช่นกัน อีเมล์ไม่สามารถถ่ายทอดความรู้สึก อารมณ์ได้ทั้งหมด